Située sur le Pont Supérieur de la redoutable Etoile Noire I, la Salle de Conférences faisait face à un impressionnant centre de commandement et était entourée par les bureaux des hauts gradés. Lorsque l'Empereur Palpatine confia en personne la station spatiale à Wilhuff Tarkin, il devint évident que cette dernière deviendrait le quartier général de la Marine Impériale. Le Grand Moff convoquait ainsi parfois sur place ses subalternes, généraux, commandants et autres officiers importants, pour leur donner des nouvelles directives. Pendant les entrevues, les dignitaires se rejoignaient tous dans cette pièce circulaire. Elle était d'ailleurs constamment sous surveillance pour éviter que des espions à la solde de l'Alliance Rebelle ou d'autres groupes anarchistes y introduisent des systèmes de surveillance illégaux afin d'obtenir des informations vitales susceptibles de nuire à l'Ordre Nouveau. Ainsi, des équipes de deux gardes de confiance, comme par exemple Tajis Durmin et le Sergent Nova Stihl, surveillaient en permanence la pièce qu'elle soit occupée ou non. De plus, sa position restait très secrète, les divers rapports mentionnaient que sa localisation était uniquement connue par ceux qui l'utilisaient et la protégeaient. Afin de renforcer la sécurité, les invités devaient obligatoirement passer par quatre points de contrôle nécessitant des niveaux d'autorisation de plus en plus élevés. Pendant les débats, les soldats restaient docilement à l'intérieur de la salle pour pallier à des débordements excessifs de la part d'un délégué ou à une tentative de meurtre.

Une conférence se déroulait en suivant un protocole très précis. Les officiers attendaient toujours Tarkin avant de s'asseoir. Même si l'unique table noire était ronde, une hiérarchie de placement en vigueur avait été préalablement établie. Le Grand Moff prenait place sur une chaise à haut dossier, symbolisant son autorité, et ses onze subalternes se plaçaient de part et d'autre de lui et le moins gradé s'asseyait juste en face de Wilhuff. Le Seigneur Sith Darth Vader préférait assister aux réunions en restant debout derrière les responsables. Une situation qui convenait parfaitement à son statut d'Exécuteur du Côté Obscur. Il représentait ainsi la présence et la volonté de son Maître Sith et prenait plaisir à régler les insignifiantes querelles. La salle, délibérément sombre et menaçante, fut spécialement aménagée pour rappeler la force et l'ambition glacée de Palpatine. Les murs gris renforçaient parfaitement cet effet. Des petits terminaux intégrés à chaque place, reliés directement aux ordinateurs centraux de l'Etoile Noire I, permettaient de transmettre en temps réel des informations aux dignitaires présents sur des tactiques navales et autres opérations importantes. Tarkin pouvait ainsi consulter les nombreuses bases de données pour appuyer ses discours. Au centre de la table un holoprojecteur enfermé dans un globe noir esthétique pouvait afficher des images tridimensionnelles détaillées de cibles, vaisseaux et planètes. Une équipe compétente d'officiers assistants se chargeait également de l'entretien et de la préparation de la salle avant les séances. Des boissons étaient préparées pour les gradés mais ils se sentaient rarement détendus pour les apprécier.

Dernière conférence avant la destruction de l'Etoile Noire I.

Environ dix-neuf ans après l'Etablissement du Nouvel Ordre Impérial, le Grand Moff réunit le Haut Général Cassio Tagge, l'Amiral Conan Antonio Motti, le Général Moradmin Bast, le Haut Général Trech Molock, le Colonel Wullf Yularen, Cass et le Sénateur Romodi dans la salle de conférences pour leur annoncer la dissolution du Sénat Impérial et la mise en place des gouverneurs régionaux. Avant que la réunion ne commence, Tagge mit en doute la capacité du Seigneur Noir à gérer le problème de l'Alliance Rebelle. Romodi affirma que la Flotte Rebelle était seulement un danger pour les bâtiments de la Marine Impériale, et non pour l'Etoile Noire I. Il ajouta que Darth Vader savait ce qu'il faisait. Le politicien pensait sincèrement que le Sith retrouverait les plans de la station dérobés quelques jours plus tôt sur Toprawa. La discussion animée se termina avec l'arrivée du Grand Moff et du Sith. Au début de la séance, Motti conseilla à l'Exécuteur du Côté Obscur de ne plus trop se fier à cette mystérieuse Force qu'il vénérait, mais plutôt à la technologie destructrice de la station. Soudain, ses paroles s'estompèrent rapidement lorsque ses yeux lui sortirent des orbites et ses mains se portèrent à sa gorge pour tenter de dénouer ce lien invisible qui lui comprimait la trachée. Sachant qu'il faisait uniquement écho à la propagande de l'Empire Galactique qui décrivait ce pouvoir mystique comme une superstition démodée, Wilhuff préféra épargner la vie de l'Amiral et ordonna à son tortionnaire de relâcher son emprise. C'est là que Tarkin apprit plus tard qu'un commando rebelle était venu libérer la Princesse Leia Organa.